Tässä rekisteriselosteessa kuvataan Hallituspartnerien (Rekisterinpitäjä) tietosuojakäytännöt. Se sisältää tietoa mm. siitä, miten rekisterinpitäjä käsittelee henkilötietoja, minkälaisia tietoja rekisterinpitäjä voi kerätä, mihin tarkoituksiin rekisterinpitäjä voi käyttää henkilötietoja sekä tietoa henkilön oikeuksista koskien kerättyjä henkilötietoja. Rekisterinpitäjä noudattaa henkilötietolain (523/1999) ja EU:n yleisen tietosuoja-asetuksen mukaisia säännöksiä.
1. REKISTERINPITÄJÄ
Hallituspartnerit ry (y-tunnus 2284851-2)
Kalevantie 2
33100 Tampere
Rekisteriasioiden yhteyshenkilö:
Pia Pursiainen
mervi.sillanpaajaatinen@gmail.com
044 540 0654
2. REKISTERIN NIMI
Hallituspartnerit – sidosryhmärekisteri
3. HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS
Rekisteriin tallennettuja henkilötietoja käsitellään rekisterinpitäjän asiakas- ja sidosryhmäsuhteiden hoitamiseen. Tietojen käsittelyn perusteena on asiakaspalvelu, asiakassuhteen muodostaminen ja hoito sekä palveluiden tuottaminen henkilötietojen käyttöoikeusperiaatteiden mukaisesti:
- Hallitusjäsenten välityspalvelun toteuttaminen sopimusperusteisesti
- Yhdistystemme jäseneksi hakeminen ja hyväksyntä sopimusperusteisesti
- Kultainen Nuija -kampanjan toteutus suostumusperusteisesti
- Yhteydenottolomakkeen lähetys sivustolta suostumusperusteisesti
- Tapahtumien järjestäminen sopimusperusteisesti
4. REKISTERIN TIETOSISÄLTÖ (KÄSITELTÄVÄT HENKILÖRYHMÄT)
Rekisteri sisältää seuraavia henkilötietoja rekisterinpitäjän nykyisistä ja potentiaalisista henkilö- ja yritysasiakkaista. Rekisteriin kerätään olennaiset henkilötiedot:
- Nimi
- Yritys ja asema
- Osoitetiedot
- Y-tunnus
- Sähköpostiosoite
- Matkapuhelinnumero
- Asiakkaan itsensä antamat lisätiedot
Asiakassuhteen viestintähistoria (mm. sähköpostiviestit) - Muut palveluiden ja tapahtumien edellyttämät tiedot, esim. osallistumiset tapahtumiin ja ilmoitetut ruokavaliot
5. SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET
Henkilötietoja kerätään seuraavista tietolähteistä:
- Julkisista lähteistä kuten organisaatioiden internetsivustoilta
- Rekisteröidyltä henkilöltä itseltään
- Rekisterinpitäjän järjestämien tilaisuuksien, tapahtumien tai valmennusten yhteydessä.
Tietoa syntyy myös osana Rekisterinpitäjän toimintaa henkilön osallistuessa tapahtumiin, kokouksiin ja kun hänelle kohdistetaan viestintää.
6. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA
Rekisterinpitäjä arvioi tietojen säilyttämisen tarpeellisuutta säännöllisesti. Rekisterinpitäjä toteuttaa kaikki mahdolliset kohtuulliset toimenpiteet sen varmistamiseksi, että käsittelyn tarkoituksiin nähden epätarkat, virheelliset tai vanhentuneet henkilötiedot poistetaan tai oikaistaan viipymättä.
7. TIETOJEN LUOVUTUKSET
Rekisterinpitäjä ei luovuta keräämiään henkilötietoja edelleen.
8. REKISTERÖIDYN TARKASTUSOIKEUS, TIETOJEN MUUTTAMINEN JA POISTO
Asiakkaalla on pyynnöstä oikeus saada tietää
- mitä tietoja hänestä on tallennettu
- mistä tiedot rekisteriä varten säännönmukaisesti hankitaan
- mihin tietoja käytetään
Rekisterinpitäjä oikaisee, täydentää tai poistaa rekisterissä olevan, käsittelyn tarkoituksen kannalta virheellisen, tarpeettoman, puutteellisen tai vanhentuneen henkilötiedon oma-aloitteisesti tai rekisteröidyn vaatimuksesta.
Rekisteröidyllä on myös oikeus kieltää rekisterinpitäjää käsittelemästä häntä itseään koskevia tietoja tässä selosteessa mainittuihin tarkoituksiin ilman hänen antamaansa suostumusta.
9. REKISTERIN SUOJAUKSEN PERIAATTEET
Henkilötietoja sisältävät tietokannat ovat palvelimilla, jotka on suojattu asianmukaisella palomuurilla ja teknisellä suojauksella. Tietokantoihin ja järjestelmiin on pääsy vain erikseen myönnettävillä henkilökohtaisilla käyttäjätunnuksilla ja salasanoilla. Henkilötietoja sisältävät aineistot hävitetään tietoturvallisesti.
10. VALOKUVAUS JA VIDEOKUVAUS
Rekisterinpitäjä saattaa tallentaa järjestämissään tilaisuuksissa valokuvia ja videoita. Ellei tilaisuuteen osallistuja toisin ilmoita, osallistumalla tilaisuuteen hän antaa luvan valo- ja videokuvaamiselle sekä kuvien käyttöön tilaisuuden jälkeen myös markkinoinnillisissa tarkoituksissa.
- Jos et halua, että sinusta otettuja valokuvia tai videomateriaalia julkaistaan, ilmoitathan siitä kirjallisesti osoitteeseen mervi.sillanpaajaatinen@gmail.com tai käyttämämme tapahtumakutsujärjestelmän kautta ilmoittautuessasi tilaisuuteen.
11. TIETOSUOJASELOSTEEN MUUTTAMINEN
Rekisterinpitäjä pidättää oikeuden muuttaa tätä tietosuojaselostetta täyttääkseen oikeudelliset velvoitteensa. Suosittelemme tutustumaan tietosuojaselosteen sisältöön säännöllisesti.