Henkilöstövuokrausyhtiö Kipinä hakee kasvun eväitä aidosta hallitustyöstä ja vahvasta yrittäjyydestä.
Kipinässä tahto muuttaa yrityksen toimintaa käynnisti hallitusjäsenten rekrytoinnin. Kuvassa (vasemmalta oikealle) hallituksen jäsen Risto Lehtimäki, hallituksen puheenjohtaja Pia Pursiainen ja toimitusjohtaja Juha Kivimäki.
Case-tarinassa yrittäjä-toimitusjohtaja ja hallitusjäsenet pohtivat miksi ja milloin kannattaa aloittaa aito hallitustyö ja mitä tuloksia hallitustyön avulla on saatu aikaan Kipinässä.
Kipinä erottuu alan kotimaisista yrityksistä kansainvälisyytensä vuoksi. Se keskittyy yksinomaan ulkomaisen työvoiman vuokraamiseen.
Tahto muuttaa yrityksen toimintaa käynnisti hallitusjäsenten rekrytoinnin
Kipinän toimitusjohtaja Juha Kivimäki, toinen pääomistajista, alkoi pohtia aidon hallitustyön käynnistämistä melko pian tultuaan yrityksen palvelukseen vuonna 2016. Osakeyhtiölain edellyttämällä hallituksen minimikokoonpanolla pidettiin vuosittainen tilinpäätöskokous, mutta liiketoiminnan kehittäminen hautautui operatiivisten asioiden alle.
Kipinä haluaa kasvaa suurempia yrityksiä kiinnostavaksi yhteistyökumppaniksi. Operatiivisen johdon rinnalle tarvittiin yrityksen kehittämiseen sitoutuneita markkinoinnin ja kansainvälisen liiketoiminnan osaajia.
– ”Haluan panostaa voimakkaasti kansainvälisyyteen, koska uskon että tässä ajassa nimenomaan Kipinän kansainvälinen toiminta ja kontaktit ovat kiinnostavia.”
Aito hallitus tekee aidosti päätöksiä
Juha Kivimäelle oli alusta alkaen selvää, että hallituksen jäsenet, myös puheenjohtaja, rekrytoidaan yrityksen ulkopuolelta. Hallituksen pitää tehdä päätöksiä ilman omistajan johdattelua.
– ”Riippumaton hallitus, jossa on ulkopuolisia jäseniä enemmän kuin omistajia luo uskottavuutta monessakin mielessä, mutta viimeistään silloin kun halutaan muuttaa yrityksen toimintaa. Se tasoittaa polkua kohti tavoitetta.”
Tämän kokoisen yrityksen hallitusjäsenillä pitää olla joko kokemusta yrittäjyydestä tai yrittäjäasennetta.
Kipinän hallituksen puheenjohtajaksi valittiin Pia Pursiainen ja jäseneksi Risto Lehtimäki. Pia löytyi Juhan sisaren kontaktien Hallituspartnereista. Risto löytyi Juhan omasta verkostosta.
Alkukiihdytyksen haasteet
Uuden hallituksen aloitettua toimintansa maaliskuussa 2020 päätettiin hallituksen työjärjestys ja sovittiin työskentely- ja toimintatavoista. Tämän jälkeen oli tarkoitus tutustua yhtiöön, liiketoiminta-asiakkaisiin ja henkilöstöön sekä lisätä strategista ajattelua – mutta tulikin korona ja koronarajoitukset. Kipinän liikevaihto romahti ja hallituksen piti keskittyä päivittäisiin asioihin. Koronatukia ei saatu, joten tärkeintä oli suojata kassaa ja varmistaa mahdollisuudet liiketoiminnan jatkamiselle.
Vaihteleva koronastrategia ja maahantulorajoitukset heittivät eteen haasteita, jotka onneksi pystyttiin ratkaisemaan ja kaikki rekrytoidut työntekijät saatiin Suomeen. Kuluvan vuoden syksyä kohti tilanne on elpynyt ja tällä hetkellä Kipinässä keskitytään positiivisten haasteiden ratkaisemiseen: tilauksia on, mutta mistä löydetään riittävästi työntekijöitä?
Pahimman pandemiatilanteen hellitettyä huomio voitiin kääntää uudelleen strategiatyöhön, joka alkaa olla valmis toteutettavaksi. Työhön otettiin mukaan Kipinän paikallista henkilöstöä, jolla on kansainvälinen tausta niin kotimaansa kuin työkokemuksensa osalta. He nostivat esiin haasteita, joiden ratkaiseminen auttaa kehittämään yritystä eteenpäin. Juha Kivimäen mukaan strategian sisältö ja omistajien tavoitteet ovat jo nähtävissä käytännön tasolla:
– ”Olemme tehneet yrityksen kokoon nähden merkittäviä liikkeitä: Bulgariaan on perustettu yhtiö, ja parhaillaan selvitämme yhtiön perustamista Romaniaan.”
”Positiivisia kokemuksia. Suosittelen!”
Näin Juha Kivimäki kiteyttää kokemuksensa hallitustyöstä. ”Tämän kokoisen yrityksen hallitusjäsenillä pitää olla joko kokemusta yrittäjyydestä tai yrittäjäasennetta. Toiminta on hektistä ja edellyttää laajaa osaamista, koska ruohonjuuritasolla käsitellään monia erilaisia asioita. Voin tyytyväisenä todeta, että olen onnistunut hallitusjäsenten valinnassa erittäin hyvin!” Hän muistelee, että Kipinän toiminta saattoi näyttää kaoottiselta hallitusjäsenten aloittaessa työtään. Hyvän hallitustyön avulla on kuitenkin onnistuttu selkeyttämään eteenpäin menemisen polkua. ”Hallitustyö on auttanut jäsentämään ja jalostamaan omia ajatuksia. Jos ennen oli edessä umpihanki, niin nyt on nähtävissä selkeämpi ja suorempi polku.” Kukaan yksittäinen henkilö ei ole yleisnero. Tarvitaan useampia osaajia. ”Vastuun jakaminen useamman henkilön kesken vähentää stressiä. Ei tarvitse yksin miettiä tuliko tehtyä hyvä vai huono päätös. Jos me kaikki kolme olemme päätöksestä samaa mieltä, päätös on todennäköisesti parempi kuin jos olisin tehnyt päätöksen yksin. ”
Yrityksen kaikkien osaajien ei tarvitse olla hallituksessa; osaamista löytyy tarvittaessa myös verkostoista.
Hallituksen puheenjohtaja Pia Pursiainen ei luonnehdi Kipinän toimintaa kaoottiseksi: ”Pikemminkin tuli vaikutelma, että yksi henkilö on ottanut todella ison kakun hoidettavakseen: päättää, vastaa ja tekee kaiken yrityksen arjessa ilman pallotteluseinää, ilman sparrauskumppaneita.” On palkitsevaa, kun on yhdessä löydetty keinoja, joilla asiat ovat selkiytyneet ja jäsentyneet. ”Kun saadaan selkiytyminen näkymään myös yhtiön luvuissa – nyt näyttää siltä, että ne ovat lähdössä nousuun – niin koen sen konkreettisena tuloksena siitä, että mehän onnistuttiin, ja tästä on ollut hyötyä myös tuloslaskelman puolella.”
Hallituksen jäsen Risto Lehtimäki on samaa mieltä: ”Juhalla oli paljon vaihtoehtoja valittavana. Oli monta palloa ilmassa ja piti päättää minkä niistä ottaa kiinni. Yhdessä olemme voineet priorisoida asioita: mitä valitaan käsiteltäväksi ja päätettäväksi. Kun ilmassa on vähemmän palloja, pystymme paremmin keskittymään päätöksentekoon.”
Konkreettisia tuloksia jo nyt
Valmistumassa oleva strategiatyö tuo mukanaan konkreettisia tuloksia: on dokumentoitu yhteiset tavoitteet joiden toteutumista seurataan yhdessä. Myös yhtiön perustaminen Bulgariaan on konkreettinen esimerkki aidon hallitustyön tuloksista. Asia olisi saattanut olla liian suuri tai vaikea yhden henkilön päätettäväksi, mutta hallituksessa käyty monipuolinen keskustelu mahdollisti perustellun päätöksen.
Asiakas on tullut näkyvämmäksi Kipinän toiminnassa: on syntynyt terävöitetty fokus siihen missä markkina on, kuka asiakas on, minkälaisia asiakkaan päätöskriteerit ovat ja mitkä ovat Kipinän vahvuudet. Hallituksen ja hallitustyön merkitys asiakasrajapinnassa on todennäköisesti sitä suurempi mitä suurempi asiakasyritys on. Suuret yritykset auditoivat toimittajiaan, ja aidolla hallituskokoonpanolla ja -työllä on todennäköisesti positiivinen vaikutus toimittajavalintoja tehtäessä.
Hallituksen kokoonpano tulevaisuudessa?
Hallituksen koon kasvattaminen ei ole lähitulevaisuuden agendalla. Ohuen organisaation vuoksi hallituksen toiminta on käytännönläheistä, pitää olla rivakka toimimaan. Eikä yrityksen kaikkien osaajien tarvitse olla hallituksessa; osaamista löytyy tarvittaessa myös verkostoista. Strategiatyön tuloksena hallitus tulee myös pohtimaan miten operatiivista organisaatiota on vahvistettava kehitettäessä yritystä eteenpäin.
Aidon hallitustyön hyödyt – vinkkejä pk-yrittäjille
Riippumattomien hallitusjäsenten rekrytointi on perusteltua tilanteissa, joissa yrittäjä haluaa muuttaa yrityksen toimintaa merkittävästi. ”Hallituksessa pitää olla riippumattomia jäseniä” tai ”Olisi kiva olla riippumattomia jäseniä” ei ole riittävä peruste hallitusjäsenten rekrytoinnille.
Risto Lehtimäki arvioi, että aito hallitustyö on tuonut Kipinän omistajille mahdollisuuksia miettiä yrityksen tulevaisuuden vaihtoehtoja laajemmin kuin mitä yksin olisi tullut tehtyä.
– ”Se, mitä Juha on tehnyt Kipinässä, on ratkaisu juuri tämän tyyppiseen tilanteeseen. Kun yrittäjä alkaa hyvissä ajoin miettiä erilaisia vaihtoehtoja, hänellä on mahdollisuus rakentaa yritykselleen tulevaisuus. Kun prosessit ja strategia ovat paikallaan, yrityksen johtaminen uuteen vaiheeseen on helpompaa.
Hän huomauttaa, että päätösten tekeminen on helpompaa kun mukana on henkilöitä, jotka ovat miettineet päätettävänä olevia asioita muuallakin. Tämän asian merkitys on sitä suurempi mitä kauemmin yrittäjä on johtanut yritystään yksin.
– ”Ymmärrän, että kynnys riippumattomien jäsenten rekrytointiin on korkea, koska siinä joutuu paljastamaan myös yrityksensä heikkoudet. Kannattaa kuitenkin pitää mielessä, että sitoutuminen yhtiöön hallitustyön kautta tuo kanssakäymiseen luottamuksellisuuden: on taho, jolle voi kertoa asioita ja jolta voi kysyä mielipidettä; ei tarvitse pyöritellä kaikkia ajatuksia yksin. Kaikki perustuu siihen, että luottamus on olemassa.”
Pia Pursiaisen näkemyksen mukaan hallitustyön rytmi ja rakenne pysäyttää arjen oravanpyörän ja antaa tilaa pohtia asioita. Hallituksen kokouksissa keskustellaan vaihtoehdoista, analysoidaan tuloksia ja katsotaan huomiseen. Aito hallitustyö sitouttaa myös toimitusjohtajan: hallitusjäsenillä on oikeus odottaa toimitusjohtajalta valmiita esityksiä ja materiaaleja käsiteltäväksi.
– ”On kuitenkin tärkeää tarkastella koko ajan myös sitä mikä on yhtiölle tärkeää. Hallituksen pitää katsoa huomiseen, mutta ei välttämättä aina määriteltyjen rakenteiden ja agendojen kautta.”
Hallitustyön arki Kipinässä
Hallitustyöskentely nykyisellä kokoonpanolla käynnistyi maaliskuussa 2020.
Hallituksessa on kolme jäsentä: puheenjohtaja Pia Pursiainen, jäseninä Risto Lehtimäki ja omistaja-toimitusjohtaja Juha Kivimäki.
Kokouksia on kerran kuukaudessa. Hallituksen ulkopuolinen sihteeri kirjoittaa kokousmuistion, mikä antaa hallitusjäsenille mahdollisuuden keskittyä kokousagendaan ja keskusteluun.
Tällä hetkellä käytössä ei ole vuosikelloa, vaikka se yrityksen johdon mielestä on hyvä asia sinänsä. Kipinän hallitustyö on strategista, mutta myös käytännönläheistä eikä Kipinä ehkä vielä ole riittävän iso yritys ottaakseen käyttöön vuosikellon.
Hallitusjäsenet saavat työstään rahallisen korvauksen. Työ, josta maksetaan, sitouttaa yritykseen.
Henkilöstövuokrausyhtiö Kipinä Oy
Henkilöstövuokrausyhtiö Kipinä Oy on ammattitaitoisen ulkomaalaisen työvoiman henkilöstövuokraukseen, rekrytointiin sekä ulkoistamispalveluihin erikoistunut yritys. Kipinä avustaa yrityksiä myös Puolaan sijoittumisessa, tuotannon käynnistämisessä ja ylläpidossa. Kipinä toimii valtakunnallisesti useilla eri toimialoilla keskittyen kuitenkin lähinnä teollisuuteen. Yritys on aloitettanut toimintansa vuonna 2010.
Yrityksen omistus jakautuu kolmen henkilön kesken. Kaksi pääomistajaa omistaa kumpikin 48 prosenttia ja yksi vähemmistöosakas 4 prosenttia yhtiön osakkeista.
Yrityksen toimipisteet sijaitsevat Suomessa, Puolassa, Slovakiassa ja Bulgariassa. Uuden yhtiön perustamista Romaniaan valmistellaan.