HALLITUKSEN JÄSEN – VAADITHAN RIITTÄVÄÄ RAPORTOINTIA?

Hallituksella on vastuu yrityksen kirjanpidon ja varainhoidon valvonnan asianmukaisesta järjestämisestä. Vastuu on yrityksen menestyksen näkökulmasta ratkaisevassa asemassa. Vastuu kattaa laajasti monia eri osa-alueita. Lähestymme asiaa taloudellisen raportoinnin näkökulmasta. Mitä raportoinnissa on huomioitava, jotta valvonnalle on riittävä pohja?

Jotta hallitus pystyy valvomaan yrityksen taloudellista tilaa, on raportoinnin oltava ajantasaista, kattavaa sekä luotettavaa. Mikä sitten on riittävän kattavaa raportointia? Pk-yrityssektorilla pärjätään pitkälti perusraporteilla; tuloslaskelmalla, taseella ja kassavirran seurannalla, mikäli raportointi on laadukasta ja kuvaa yrityksen toimintaa riittävällä tarkkuudella.

Pk-yrityksen kuukausiraportoinnissa riittää vähän karkeampi taso, kun taas tilinpäätöksiin erilaiset jaksotukset tehdään tarkemmin. Yrityksen hallituksen ja johdon on syytä yhdessä linjata, mikä tarkkuus on riittävää tilikauden aikaisessa raportoinnissa ja palvelee talouden seurantaa.

Yrityksen toiminta ratkaisee, onko tarpeen tehdä kuukausitason jaksotuksia, jotta esimerkiksi katteiden seuranta on selkeää. Isoja heilahteluja aiheuttavat ostojen ajoittuminen, samoin mikäli myynti ei muodostu lukuisista pienemmistä myyntitapahtumista, jotka tuloutetaan myynniksi sitä mukaan, kun tavara tai palvelu luovutetaan. Myös laskutus tulee tällöin hoitaa viiveettä.

Hallituksen tulee tunnistaa yrityksen perusprosessit; myynnit ja ostot. Kuinka yrityksen tuotot ja kulut muodostuvat sekä kuinka ne käsitellään kirjanpidossa. Samalla saadaan esille mahdolliset jaksotustarpeet sekä tuottojen että kulujen osalta. Näin kuukausitason raportointi kuvaa selkeästi yrityksen taloudellista suoriutumista, ainakin myyntikatteen osalta. Myyntikate kuvaa katetta, mikä yrityksen liikevaihdosta jää jäljelle, kun siitä vähennetään ostot ja ulkopuoliset palvelut.

Ei unohdeta kateseurannassa muita tärkeitä katelukuja, kuten liikevoittoa ja tulosta. Hallituksen on raportoinnissa varmennettava myös se, kirjataanko pysyvistä vastaavista poistoja kuukausitasolla vai vasta tilinpäätökseen sekä miten henkilöstökulujen jaksotukset hoidetaan.

Usein pienemmissä pk-yrityksissä lomapalkkavelka kirjataan vain tilinpäätökseen, jolloin tilinpäätöskuukausi on aina yrityksen heikoin kuukausi, koska tilikauden aikana ei ole huomioitu kaikkia kuluksi kirjattavia eriä. Lisäksi arvostusseikkoja tarkastellaan usein vain tilinpäätökseen. Silloin esimerkiksi myyntisaamisten osalta luottotappiokirjaukset kohdistuvat vain tilinpäätöskuukaudelle. Eli yrityksen tulos saattaa tuntua aina valuvan käsistä tilinpäätöshetkellä.

Hallituksen tulee pystyä seuraamaan yrityksen taloudellista asemaa tilikauden aikana riittävällä tarkkuudella. Tällöin on yrityksen taseen sisältö oltava selvillä.

Hyvin toteutetut tase-erittelyt toimivat mainiosti. Kun tarkastellaan yrityksen tasetta aktiivisesti, omaisuuden ja saamisten arvostuksen oikeellisuutta arvioidaan myös säännöllisesti, ei pelkästään tilinpäätöksen yhteydessä. Tärkeää on hallituksessa tunnistaa, että taseen eristä syntyy usein kuluksi kirjattavaa. Kun tase pidetään oikeassa arvossaan jatkuvasti, ei pahempia yllätyksiä synny. Näin hallituksella on parempi kuva yrityksen taloudellisesta asemasta ja kannattavuudesta. Taseessa myös velkapuolen erien osalta on huomioitava, että niiden arvostus on kunnossa ja niihin liittyvät korot ja muut vastuut on kirjattu sopimusten mukaisesti kyseiselle raportointijaksolle. On myös huomioitava, että taseesta voi puuttua jotain. Esimerkkinä mainittakoon, että yritykselle voi muodostua jokin vastuu, joka on huomioitava kirjanpidossa velkana.

Yrityksen kuukausitason raportointia kannattaa hyödyntää kattavasti. Kun hallituksella on ymmärrys raportoinnin tarkkuudesta ja yrityksen liiketoiminnan sekä kirjanpidon peruslogiikasta, on raportointi järjestettävä sellaiseksi, että sen perusteella huomataan heti mahdolliset muutokset. Raportoinnissa on pystyttävä vertaamaan edelliseen kuukauteen, edelliseen vastaavaan kuukauteen sekä budjettiin tai ennusteeseen. Mikäli yhtiötason raportointi ei kerro riittävästi, on rakennettava tarkempaa raportointia hyödyntäen taloushallinnossa dimensioita, jolloin pystytään seuraamaan esimerkiksi projektitason tai asiakaskohtaista kannattavuutta.

Raportointia tulee aina peilata yrityksen toimintaan. Kuvaako yrityksen raportointi sen toimintaa ja antaako se oikean kuvan taloudellisesta asemasta? Erilaisille muutoksille tulee selvittää syyt. Miksi esimerkiksi katetaso on kääntynyt laskuun? Onko myynnin volyymi laskenut vai hinnat? Entä kulut? Raportoinnista saatava todellinen hyöty syntyy vasta muutosten arvioinnin kautta. Hallitus pystyy tekemään tarkempia päätöksiä ja ohjaamaan yrityksen toimintaa ajoissa oikeaan suuntaan. Lisäksi hallituksella on oltava laajempi näkemys yrityksen toimialasta. Miltä yrityksen suoriutuminen suhteessa saman toimialan muihin yrityksiin näyttää? Ovatko muutokset loogisia isommassa kuvassa?

Raportointi mahdollistaa toteuman seurannan, joka antaa pohjaa nähdä tulevaisuuteen. Toteumaa on verrattava ennustettuun ja budjetoituun. Hallituksella on oltava näkemystä siitä, miten yrityksen toiminta kehittyy. Hallitus tarkastelee toteumaa myöhemmin ja sitä verrataan ennusteeseen, saadaan tietoa, onko osattu katsoa oikein tulevaisuuteen ja kehittyykö yrityksen toiminta loogisesti. Hallituksella on oltava näkemystä kassavirrasta ja erityisesti kassavirran riittävyydestä. Mikäli havaitaan vähän aiemmin tulossa olevia kassavajeita, on huomattavasti helpompi järjestää rahoitusta ja turvata näin yrityksen liiketoiminta.

Riittävä ja luotettava raportointi luo pohjan yrityksen talouden valvontaan sekä päätöksenteolle. Hallituksen jäsenillä tulee olla riittävä käsitys raportoinnin periaatteista, jotta valvonta onnistuu. Pk-sektorilla kannattaa ehdottomasti laittaa raportoinnin perusasiat kuntoon ja varmentaa raportoinnin luotettavuuden tasoa.

Jo yrityksen perusraportointi tarjoaa pk-sektorilla erinomaista tietoa päätöksenteon tueksi – ja auttaa hallitusta valvomaan yrityksen taloutta asianmukaisesti. On vastuullinen teko hallituksen jäseneltä vaatia hyvää raportointia.

Kirjoittajat:

Marja-Liisa Lohtander, hallituksen jäsen ja Larisa Arminen, hallituksen puheenjohtaja
Etelä-Karjalan Hallituspartnerit ry