Future Board ry
Hallituksen esityslista ja kokousmateriaali jaettuna sähköisesti pilvessä.
Ajankohtaiskatsaus videolla.
Sähköinen pöytäkirjan allekirjoitus.
Ovatko nämä edistyksellisiä työtapoja hallitustyössä? Jep – ei välttämättä kuulosta siltä. Esimerkiksi viimeksi mainittu – sähköinen allekirjoitus – on monen mielestä sellainen asia, joka on niin normaali toiminto, että hävettäisi kutsua tätä edistykselliseksi työtavaksi.
Toisaalta – kuinka monessa hallituksessa sinä istut, jossa yhteinen keskusteluaika on maksimoitu niin, että mm. ajankohtaiskatsaukset tai muut vastaavat informatiiviset monologiosuudet on informoitu etukäteen, esimerkiksi videoin tai muilla tavoin?
Tai hallituksen tiedonjakoon liittyen: kuinka monella on systemaattinen tiedonjako kunnossa? Eli että on olemassa sähköiset välineet, tiedonhallinta- ja jakologiikka eikä pelkästään esityslistojen jakamista sähköpostein?
Totta kai edistyksellisyyden määritelmä riippuu myös yrityksen koosta – alun esimerkit lienevät normitodellisuutta tietynkokoisissa yrityksissä, mutta väittäisin, että osassa yrityksiä nämäkin tavat voivat olla edistyksellisiä. Tai jos ei edistyksellisiä, niin sellaisia työtapoja, joita ei vielä hyödynnetä riittävästi ja voisi olla paikallaan harkita niiden käyttöönottamista.
Mitä edistykselliset työtavat voi tarkoittaa hallitustyössä pk-yrityksessä?
Mikä sitten voisi olla oikeasti edistyksellistä? Jos hallituksen esityslista painottuu aidosti niin, että vain 20 % katsoo takapeiliin ja 80 % tulevaisuuteen – esimerkiksi säännöllisten ennakointi- tai tulevaisuusosioiden muodossa, väittäisin, että tämä on edistyksellistä. Ja tulevaisuudella tarkoitan tässä pidempää aikakehikkoa kuin seuraava kuukausi tai ensi vuosi. Jos tulevaisuuteen katsovat ja pohtivat osiot vedetään fasilitoidusti kokouksissa tai jopa osittain kokousten välillä asynkronisesti yhteisessä työtilassa, kuulostaa tilanne entistä paremmalta.
Edistyksellisyyttä on mielestäni myös se, että hallituksen ryhmäytymistä ja dynamiikkaa pohditaan ja siihen käytetään aikaa. Edistyksellisyyttä voisi ehkä mitata myös sellainen asia, että jos mitattaisiin kunkin kokouksen osallistujan kokouksessa käyttämää puheenvuoroaikaa, ei olisi vain yksittäinen osallistuja, joka pitäisi yllä “ilmatilaa” eli käyttäisi suurimman osan puheajasta hallituksessa, vaan puheenvuoroajat jakaantuisivat tasaisesti.
Edistyksellistä on myös se, että hallitusten jäseniä hyödynnetään aktiivisesti kokousten ulkopuolella. Hallitusten jäsenten ajatteluaikaa ei kannata jättää pelkkien kokouksien varaan, vaan mahdollistaa hallitusjäsenten ideoiden ja ajatusten hyödyntäminen vaivattomasti myös kokousten ulkopuolella. Tämä vaatii toimivia tapoja ja työvälineitä, jotka mahdollistavat osallistumisen ja työskentelyn hallituksen tehtävien parissa milloin tahansa. Tällöin, vaikka hallituksen jäsen ei pääsisi osallistumaan kaikkiin kokouksiin, hän voi kuitenkin varmistaa luovansa arvoa työskentelyllään kokousten välillä ja osaltaan olla silti arvokas hallituksen jäsen.
Mitkä muut asiat voisivat olla mielestäsi edistyksellisiä työtapoja, jos ajatellaan pk-yritysten hallitustyötä?
Future Board ry vetää tällä hetkellä hanketta (Hallitukset yhtiöiden kasvun moottoreiksi -hanke), jonka yhtenä painopisteenä on tuoda esille uusia tapoja tehdä hallitustyötä, tapoja modernisoida hallitusten toimintatapoja ja kuinka hyödyntää digitalisaation tarjoamia mahdollisuuksia hallitustyössä.
Artikkelikuvassa Future Board ry:n hallitus 2023