Insinöörivoittoisessa firmassa ei liene yllätys, että hallitustyö on systemaattista ja jämptiä, mikä ohjaa työskentelyä oikeaan suuntaan – niin myös Robitissa. Hallituksen sormet ovat riittävän mutta ei liian syvällä liiketoiminnassa, koska vahva tuntuma käytännön liiketoimintaan auttaa sparraamaan yritysjohtoa.
Ensimmäiset riippumattomat jäsenet tulivat Robit Oyj:n hallitukseen 1990-luvun lopussa. Nykyisen hallituksen puheenjohtaja Harri Sjöholm tuli mukaan Robitin toimintaan 1989.
– ”Ulkopuolisena näin, että tarvittiin osaamista yrityksen ulkopuolelta tukemaan kasvu- ja kansainvälistymisajattelua. Uusien henkilöiden avulla oli mahdollisuus laajentaa näkemystä omistajien ollessa kiinni operatiivisessa liiketoiminnassa.”
1990-luvun lopulla hallitukseen tuli pääomasijoittajan edustaja ja asiantuntijoita.
– ”Tuolloin hallitukseen tuli myös yksi ulkomaalainen toimialan hyvin osaava henkilö, joka toi hyödyllistä näkemystä ja arvokkaita globaaleja kontakteja.”
Onnistunut hallitustyö kirittää menestykseen
Robitin hallitustyön kehityskaari on ollut vahva ja evoluutiomainen. Alkuperäinen ajatus kasvusta ja kansainvälistymisestä on toteutunut hyvin ja hallitustyö on vastannut odotuksiin.
– ”Lisäarvo syntyy esittämällä ”oikeita” kysymyksiä, mikä avaa rakentavaa ja laaja-alaisempaa keskustelua jäsenten oman osaamisen ja kokemuksen kautta. Keskustelu hallituksen ja johdon välillä on parhaimmillaan kuin kiihtyvä auto: lisäajatuksia tuodaan kiihkeästi muiden ehdotuksiin ja näkemyksiin. On tietenkin tärkeää tehdä johtopäätöksiä ja varsinaisia päätöksiä, jotta toiminta ei jää ” viisastelun asteelle”.
Toiminta jäntevöityy tiiviin ja systemaattisen yhteispelin avulla
Insinöörivoittoisessa firmassa ei liene yllätys, että hallitustyö on systemaattista ja jämptiä, eikä se sinällään varmasti poikkea muiden yritysten hallitustyöstä. Systemaattisuutta tukee selkeä vuosikello. Se sisältää pääteemat ja aihealueet, jotka tulevat yhtiön toiminnasta tai siitä, että yhtiö on pörssiyhtiö. Erityispiirteitäkin löytyy. Sjöholmin näkemyksen mukaan hallituksen sormien pitää olla riittävän syvällä liiketoiminnassa. Kun tiedetään mitä liiketoiminnassa tapahtuu, on helpompi tuottaa liiketoiminnalle lisäarvoa hallitustyön kautta. Hallituksen jäsenet myös osallistuvat valiokuntien työskentelyyn omien osaamisalueidensa mukaan. Hallituksen kokouksessa esiin tulleet ideat ja tehdyt päätökset viedään ”Liikennevalo-työkaluun”, jolla seurataan päätösten toteuttamista.
– ”Hallituksen on tiedettävä missä laiva kulkee, jotta se pystyy ottamaan kantaa ja peilaamaan asioita yrityksen kulloiseenkin tilaan – on kysymyksessä sitten osaaminen, kannattavuus, kassavirta tai keskeiset suuret kehityshankkeet. Nuoressa kasvavassa organisaatiossa kehitysideoita voi tulla niin paljon, että hallituksen tehtävänä voi olla jopa jarruttaa: ollaanko varmoja, että kaikki ideat pystytään toteuttamaan päivittäisen liiketoiminnan ohella?”
Hallitustyötä kehitetään myös hallituksen kokoonpanon kautta. Kokoonpanossa on laaja-alaisesti toisiaan täydentäviä osaamisalueita ja kokemuspohjaa, jotka vastaavat yrityksen keskeisiä strategisia ja operatiivisia tavoitteita. Robitin hallitusta on hiljattain täydennetty henkilöillä, joilla on kiinteä yhteys mm. taloushallintoon ja raportointiin sekä kansainvälistymiseen erityisesti myynnin ja jakelun osa-alueella.
Painotukset ja keskittyminen keskeisimpiin asioihin kaiken A ja O
Strategiset kehitysalueet ovat hallitustyön punainen lanka, joka löytyy jokaisesta kokousagendasta. Näin rakennetaan jäntevää, eteenpäin katsovaa työskentelyä, jonka tavoitteena on hahmottaa mahdollisuuksia mutta myös miinoja.
Jokainen kokeneelta henkilöltä tuleva kysymys jalostaa käsiteltävää asiaa, vie asian käsittelyn nopeasti uudelle tasolle. Syntyy oivalluksia.
Toimitusjohtaja ja talousjohtaja osallistuvat hallituksen kokouksiin. Tavoitteena on saada sopivasti tuntumaa operatiivisiin asioihin. Käsiteltävien asioiden painotuksilla huolehditaan siitä, että kokouksista ei tule liian operatiivisia.
– ”Jokainen perehtyy kokousaineistoon hyvin etukäteen, jolloin esimerkiksi toimitusjohtajan katsaukseen ei tarvitse käyttää kovin paljon aikaa kokouksessa. Vuosikellon avulla pidämme huolta strategisten teemojen mukaisesta ajattelusta, mikä tukee keskeisten osa-alueiden kehittämistä.”
Fokus pidetään keskeisissä asioissa. Käytännössä tämä tarkoittaa, että tunnistetaan 1-2 keskeisintä asiaa, joita viedään konkreettisesti eteenpäin Make things happen -periaatteella.
Ja viimeisenä, mutta ei vähäisimpänä: hallituksen kokoukseen pitää olla mukava tulla.
– ”Pyrimme avoimeen keskusteluun niin, että jokainen tuo ajatuksensa esille. Erittäin tärkeää on, että kokouksissa on hauskaa. Kokoushuoneesta pitää kuulua naurua.”
Toimintaympäristön muutos vaikuttaa kaikkeen – myös hallituksen työhön
Kansainväliseen toimintaympäristöön tulee toistuvasti uusia säädöksiä ja vaateita, jotka vaikuttavat myös hallitustyöhön. Toimivalla johdolla ei ole mahdollisuutta käyttää aikaansa pykälä- ja sääntöviidakkojen raivaamiseen. Miten pysytään ajankohtaisten asioiden kärjessä? Ratkaisun yksi avain on hallitusjäsenten osaaminen, mutta muitakin keinoja on.
– Meillä hallituksen kokousten sihteerinä on juristi, joka on yrityksen ulkopuolinen henkilö. Hoitaessaan sihteerin tehtävää hän myös monitoroi kokouksia juridisesta näkökulmasta. Yrityksen ulkopuolelta löytyy toinenkin arvokas partneri: hyvä tilintarkastustoimisto on elintärkeä.
Harri Sjöholm, mitkä ovat Sinun mielestäsi hallituksen kolme tärkeintä tehtävää:
- Tukea toimivaa johtoa strategisten tavoitteiden määrittelyssä ja niiden toteutuksen suunnittelussa.
– ”Robitissa se on esimerkiksi Operatiivinen kasvu. Hallituksella on päävastuu siitä, että strategia ja strategiset tavoitteet ovat olemassa.” - Asettaa riittävän kunnianhimoiset tavoitteet yhdessä toimivan johdon kanssa sekä coachata, sparrata, seurata ja edesauttaa tavoitteiden toteutumista.
– ”Hallituksella ja johdolla on samat raportit. Hallitukselle ei tehdä omia raportteja. Hallitus on näin riittävän operatiivinen eli sormet myös liiketoiminnan dynamiikassa. Johtoa kannustetaan samalla varmistaen, ettei kävellä sudenkuoppaan. Valiokuntien työ on erittäin arvokasta.”
– ”Tavoite- ja ambitiotason pitää rakentua omistajan tahtotilalle – mitä omistaja haluaa? Ja mikä on mahdollista? Liian matala ambitiotaso on oman kapasiteetin ja osaamisen aliarvioimista. Hallituksen pitää määrittää mikä yrityksen suoriutumiskyky on, auttaa suunnittelussa ja toimia mahdollistajana sekä sparraamalla.”
- Varmistaa, että pörssiyhtiön erityispiirteet tulevat huomioonotetuiksi ja tuoda näihin lisäarvollista näkemystä ja kokemusta. Tehtävänä on myös coachata johtoa näissä asioissa tuomalla yritykseen benchmarkingia, esimerkiksi hyvien verrokkiyritysten parhaita käytäntöjä: ”Muilta yrityksiltä meille, meiltä muille yrityksille”.
– ”Coachaus ja sparraus ovat todennäköisesti Robitissa enemmän ”hands on” -tasolla kuin muissa pörssiyhtiöissä. Tämä siksi, että haluamme rakentaa yhteyden strategisten tavoitteiden, ambitioiden ja toteutuksen välille. Ne eivät voi olla erillisiä asioita, vaan niiden pitää olla linkitettyjä toisiinsa. Valiokunnilla on tässä merkittävä rooli.”
Vinkkejä hyvään hallituksen kokoukseen – tai etäkokoukseen?
Sjöholmin mukaan hallitustyö on parhaimmillaan systemaattista työtä, jossa toimivat:
– vuosikello
– tarkka agenda joka kokoukselle sekä hyvissä ajoin lähetetyt materiaalit – agendassa valmiiksi merkattu jokaiseen käsiteltävään aiheeseen P= päätös; T = tiedoksi
– jokaisen jäsenen huolellinen perehtyminen aineistoon etukäteen, jolloin voidaan keskittyä lisäarvolliseen pohdintaan ja mielipiteiden vaihtoon eikä kalvosulkeisiin ja sisälukuun
– huolehtiminen siitä, että tehdään päätökset sekä kirjataan ne hyvin, jotta ne voidaan viedä Liikennevaloihin ja toteutuksen seurantaan
– huolehditaan lupsakasta kokousilmapiiristä
– vuosittain hallituksen itsearviointi
Koronan hyvä puoli on se, että se on pakottanut entistä enemmän paneutumaan kokousten valmisteluun, vetämiseen, johtamiseen ja kokousaineistojen sisältöön.
Näiden merkitys korostuu erityisesti Teams-kokouksissa. Hyvät, menestyvät yritykset tunnetaan asioiden erinomaisen hyvästä toteutuksesta – Execution is everything.