Hallituspartnerit Pohjanmaa ry
Kuntaomisteisten yhtiöiden hallitustyö toimii liiketoiminnan, omistajaohjauksen ja julkisen vastuun rajapinnoissa. Siksi päätöksenteon laatu rakentuu ennen kaikkea toimivalle vuorovaikutukselle, luottamukselle ja avoimelle keskustelulle. Blogikirjoituksessa tarkastellaan, miksi aktiivinen viestintä hallituksen, toimitusjohtajan ja operatiivisen johdon välillä on onnistuneen hallitustyön perusta – ja miten se näkyy parempina päätöksinä käytännössä.
Hyvä hallitustyö rakentaa siltoja ihmisten, näkökulmien ja tavoitteiden välille. Lopulta toimiva vuorovaikutus näkyy kaupungin toimivuudessa ja kuntalaisten arjessa.
Kuntaomisteisten yhtiöiden hallitustyöskentely toimii usean rajapinnan leikkauspisteessä. Yhtiöiden liiketoiminnalliset tavoitteet, omistajien odotukset, julkinen vastuu ja lainsäädännöllinen kehikko luovat ympäristön, jossa päätöksenteon laatu ja hallituksen toimivuus korostuvat erityisellä tavalla. Tässä kokonaisuudessa aktiivinen vuorovaikutus ja selkeä viestintä eivät ole vain hyvän hallintotavan suosituksia, vaan ne ovat edellytys hallitustyön onnistumiselle.
Kuntaomisteisen yhtiön toimitusjohtajana olen kokenut, että hallituksen, toimitusjohtajan ja yhtiön muun operatiivisen johdon välinen yhteistyö rakentuu ennen kaikkea luottamuksen, avoimuuden ja jatkuvan vuoropuhelun varaan. Tämä ei synny itsestään, vaan vaatii tietoista panostusta jokaiselta osapuolelta.
Hyvin valmisteltu kokous on kunnioituksen osoitus
Hallituksen kokous on päätöksenteon tärkein foorumi. Kuitenkin ehkä se eniten resursseja vaativa ja haastavin osa hallitustyötä tapahtuu usein jo ennen kokoushuoneeseen astumista. Kokousten huolellinen valmistelu on olennainen osa toimivaa hallitustyötä, ja siinä toimitusjohtajan ja hallituksen puheenjohtajan välinen yhteistyö on avainasemassa.
Kuntaomisteisessa yhtiössä väärinymmärrykset voivat korostua hallitusjäsenten moninaisten roolien ja näistä eri rooleista johtuvien erilaisten odotusten vuoksi.
Kun esityslistat, taustamateriaalit ja päätösesitykset ovat selkeitä, ajantasaisia ja riittävän kattavia, hallituksen jäsenillä on todellinen mahdollisuus perehtyä asioihin ja muodostaa omia näkemyksiään. Tämä on erityisen tärkeää kuntaomisteisessa yhtiössä, jossa päätöksillä on usein laajempia vaikutuksia paitsi yhtiöön myös omistajayhteisöihin ja jopa yksittäisiin kuntalaisiin.
Hyvä valmistelu ei kuitenkaan tarkoita hallituksen jäseniä valtavalla tiedon määrällä kuormittamista. Valmistelutyössä on oleellista kyky tiivistää, jäsentää ja nostaa esiin ne kysymykset, joihin nimenomaan hallitukselta tarvitaan näkemystä ja linjauksia. Operatiivisen toiminnan johtamisen osalta toimitusjohtajalla tulee olla hallituksen luottamus ja valtuudet. Näiden asioiden ei tule viedä liikaa aikaa hallituksen kokouksissa vaikkakin toki on tärkeää, että hallituksella on operatiivisesta toiminnastakin olennainen tilannetieto.
Toimitusjohtajan ja puheenjohtajan vuoropuhelu luo rytmin
Toimitusjohtajan ja hallituksen puheenjohtajan välinen säännöllinen keskusteluyhteys toimii hallitustyöskentelyn selkärankana. Kun yhteinen ymmärrys yhtiön tilanteesta, tavoitteista ja mahdollisista huolenaiheista on olemassa jo ennen kokouksia, hallituksen työskentely voi olla mahdollisimman tehokasta ja tarkoituksenmukaista.
On erityisen tärkeää, että jokainen hallitustyöskentelyyn osallistuva pysähtyy pohtimaan omaa rooliaan viestijänä
Vuoropuhelu ei rajoitu kokousasioihin, vaan kattaa myös hiljaiset signaalit, tulevat riskit ja toimintaympäristön muutokset. Erityisesti julkisomisteisessa yhtiössä toimintaympäristö voi muuttua nopeastikin esimerkiksi lainsäädännön, omistajapolitiikan tai taloudellisen tilanteen vuoksi. Näiden muutosten ennakointi vaatii jatkuvaa keskustelua ja yhdessä toteutettavaa toimintaympäristön aktiivista seurantaa, ei vain säännönmukaista rutiininomaista raportointia.
Jokaisella hallituksen jäsenellä on aktiivinen rooli
Toimiva hallitus ei ole passiivinen vastaanottaja, vaan aktiivinen keskustelija ja sopivissa rajoin myös haastaja. Jokaisella hallituksen jäsenellä on vastuu tuoda oma osaamisensa, kokemuksensa ja näkökulmansa yhteiseen pöytään. Tämä edellyttää paitsi perehtymistä materiaaleihin ja yhtiön toimintaan myös rohkeutta kysyä, kyseenalaistaa ja täydentää.
Aktiivinen osallistuminen tukee myös yhteisen tilannekuvan muodostumista. Kun näkemyksiä jaetaan avoimesti, päätöksenteon pohja vahvistuu ja hallituksen kollektiivinen viisaus pääsee aidosti käyttöön.
Viestinnän haasteet ovat inhimillisiä
Kaikessa ihmisten välisessä yhteistyössä on mahdollista, että viestintään syntyy katveita. Asioita tulkitaan eri tavoin, tiedon ymmärrystavoissa ja sisäistämisessä erilaisista lähteistä on eroavaisuuksia ja oletuksia tehdään tiedostamatta. Mm. näiden syiden vuoksi viesti ei aina tavoita vastaanottajaa alun perin tarkoitetulla tavalla. Kuntaomisteisessa yhtiössä nämä väärinymmärrykset voivat korostua juuri hallituksen jäsenten moninaisten roolien ja näistä eri rooleista johtuvien erilaisten odotusten vuoksi.
Siksi on erityisen tärkeää, että jokainen hallitustyöskentelyyn osallistuva pysähtyy pohtimaan omaa rooliaan viestijänä, nimenomaisen yhtiön hallituksen jäsenenä ja toiminnan sujuvuuden edistäjänä. Miten tuon näkemykseni esiin? Miten varmistan, että olen ymmärtänyt asiat alun perin tarkoitetulla tavalla? Miten itse edistän rakentavaa ja avointa keskustelua?
Yhteinen vastuu, paremmat päätökset
Parhaimmillaan hallitustyöskentely on aktiivista, osallistavaa ja eteenpäin katsovaa yhteistyötä, jossa viestintä toimii sillanrakentajana erilaisten näkökulmien välillä. Kun valmistelu on huolellista, vuoropuhelu jatkuvaa ja kun jokainen kantaa vastuunsa kommunikaatiosta, syntyy päätöksiä, jotka kestävät tarkastelua sekä liiketoiminnan että omistajaohjauksen näkökulmasta.
Lopulta kyse on ihmisistä. Juuri siksi panostaminen viestintään ja vuorovaikutukseen ei ole sivuseikka, vaan hallitustyön ydin.
Miia Laakso, DI, HHJ
Toimitusjohtaja, Kuntien Hetapalvelut Oy
Hallituspartnerit Pohjanmaa ry